Paiement par mandat administratif : le guide pour les communes

Qu’est-ce que le paiement par mandat administratif

Le paiement par mandat administratif est le mode de règlement de droit commun des collectivités territoriales.Il concerne les communes, les intercommunalités, les départements, les régions et leurs établissements publics.

Une commune ne sort pas sa carte bancaire et ne signe pas un chèque à réception de la facture.Elle suit une procédure fondée sur un principe de la comptabilité publique : la séparation de l’ordonnateur et du comptable.

Deux acteurs distincts interviennent, et jamais la même personne ne cumule les deux rôles :

• L’ordonnateur : pour une commune, c’est le maire (ou un adjoint par délégation). Il décide de la dépense, engage les crédits, constate le service fait et émet le mandat de paiement. Il ne manie jamais l’argent lui-même ;
• Le comptable public : un agent de la Direction générale des finances publiques (DGFiP), autrefois appelé « receveur municipal » ou « trésorier ». Il contrôle la régularité de la dépense, détient les fonds de la commune et paie seul le fournisseur.

Un mandat administratif, c’est quoi ?

Un mandat administratif est l’ordre de payer que l’ordonnateur adresse au comptable public.Le mandatement d’une facture désigne l’émission de cet ordre.Pour le fournisseur, cela se traduit par un virement bancaire : pas de carte, pas de prélèvement automatique par défaut.

Cette séparation est un garde-fou contre la fraude.Celui qui décide la dépense n’est pas celui qui la paie, et chacun contrôle l’autre.

Le circuit complet, étape par étape

Une dépense publique communale suit toujours la même chaîne.La connaître évite les malentendus entre le fournisseur qui attend son règlement et la mairie qui applique une procédure obligatoire.

1. L’engagement : avant de commander, l’ordonnateur réserve les crédits sur la ligne budgétaire prévue. On ne dépense que ce qui est inscrit au budget voté par le conseil municipal. Pour un abonnement récurrent, l’engagement porte sur le montant annuel.
2. La commande et l’exécution : sur bon de commande ou contrat signé (le bon de commande administratif), le fournisseur réalise la prestation ou livre le bien.
3. Le service fait : la commune constate que la prestation est conforme à la commande. C’est le fait générateur du droit à paiement. En principe, on ne paie qu’après service fait (l’exception des abonnements est expliquée plus bas).
4. La facturation via Chorus Pro : le fournisseur dépose sa facture électronique sur Chorus Pro, la plateforme de facturation de l’État, qui l’achemine automatiquement vers la collectivité.
5. La liquidation et le mandatement : l’ordonnateur vérifie la facture et en arrête le montant exact (la « liquidation »). Il émet ensuite un mandat de paiement, transmis au comptable public avec les pièces justificatives.
6. Le paiement par le comptable public : le comptable de la DGFiP contrôle la régularité (crédits disponibles, pièces conformes, service fait attesté), puis vire la somme au fournisseur.

Cette chaîne peut sembler lourde pour un petit achat. Elle est pourtant identique pour un abonnement logiciel, des fournitures de bureau ou un marché de travaux.Tout fournisseur qui a exécuté sa prestation et déposé une facture conforme peut encaisser un mandat administratif.Un prestataire habitué au secteur public adapte ses habitudes : facturation Chorus Pro, numéro d’engagement, relances adaptées.

Délai de paiement et intérêts moratoires

Le délai global de paiement des collectivités territoriales est fixé à 30 jours.Il court à compter de la réception de la facture (ou du service fait, si celui-ci est postérieur).Il couvre toute la chaîne : le temps de l’ordonnateur pour mandater et celui du comptable public pour payer.

Ce délai n’est pas indicatif. Son dépassement fait courir des intérêts moratoires, dus de plein droit au fournisseur.Il n’a pas besoin de les réclamer. Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement s’y ajoute.C’est une protection réelle pour les prestataires des communes.

En pratique, la majorité des communes paient dans les délais.Certaines dépenses prennent plus de temps quand une pièce justificative manque ou que le service fait n’est pas attesté.Le fournisseur a donc intérêt à déposer une facture complète, rattachée à son engagement dès le départ.

Chorus Pro et la facturation électronique

Depuis 2020, la facturation électronique est obligatoire pour tous les fournisseurs du secteur public, sans exception de taille.Une commune de 200 habitants comme une métropole reçoit ses factures via le portail public Chorus Pro, opéré par l’Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE).Une facture papier ou envoyée par simple e-mail ne peut plus être payée.

Le mandat administratif passe donc par Chorus Pro : le fournisseur y dépose sa facture (saisie en ligne, dépôt de PDF, ou envoi automatique depuis son logiciel de facturation).Le portail identifie la collectivité grâce à son numéro SIRET et achemine la facture au bon service.Le statut (déposée, reçue, mise en paiement) se suit directement dans l’outil.

Le format à privilégier est Factur-X.C’est un fichier double : un PDF que l’on lit, et les données de la facture (en XML) que les logiciels comptables lisent seuls.La collectivité peut ainsi lire la facture et la traiter automatiquement. C’est le format retenu comme standard de la facture électronique en France.

Chez Mairie.app, la facturation des communes est pensée pour ce cadre : émission au format Factur-X et transmission via Chorus Pro.La commune n’a rien à configurer. Elle reçoit sa facture dans son circuit habituel, comme pour tout autre fournisseur public.Les obligations documentaires du site communal sont traitées dans notre guide les éléments obligatoires d’un site de mairie.

Peut-on payer un abonnement SaaS d’avance par mandat administratif ?

C’est la question qui bloque le plus souvent les communes face à un logiciel en ligne.Le principe de la comptabilité publique est clair : on paie après service fait.Comment, alors, régler un abonnement annuel qui couvre une période à venir ?

La réponse est oui, c’est possible. Elle repose sur une doctrine admise par la Direction générale des finances publiques.Les abonnements à exécution successive (électricité, gaz, téléphonie, accès internet) se règlent d’avance depuis longtemps.Attendre la fin de la période pour payer un service consommé en continu n’aurait aucun sens.

La DGFiP a étendu ce raisonnement aux services en ligne et aux logiciels en ligne (cloud). Elle les assimile aux abonnements internet.Un logiciel en ligne par abonnement (dit SaaS) relève de la même logique : c’est un service continu, facturé par période, dont le paiement d’avance est admis.Une commune peut donc régler un abonnement annuel à un logiciel en ligne en début de période, comme son abonnement internet ou son contrat de maintenance informatique.

Concrètement, un abonnement à une plateforme comme Mairie.app peut être engagé sur l’exercice budgétaire.Il est facturé en début de période via Chorus Pro, puis mandaté et payé sans attendre la fin de la période couverte.Le modèle par abonnement est donc pleinement compatible avec la comptabilité publique communale.

Chez Mairie.app, l’abonnement est annuel et aligné sur l’année civile.Il se règle par virement, sur mandat administratif.Le paiement mensuel par carte arrivera plus tard.

Nous déposons la facture annuelle sur Chorus Pro, sans démarche de votre part.Une commune de 100 habitants paie environ 250 € par an, TVA non applicable (art. 293 B du CGI). Le prix dépend de la population de la commune.Voir les tarifs par taille de commune.

Cette souplesse budgétaire permet d’adopter des outils modernes sans obstacle comptable.Pour situer les montants, notre article combien coûte un site internet de mairie détaille les fourchettes par taille de commune.Notre grille tarifaire publique affiche les prix par tranche de population, sans devis.Vous pouvez aussi nous contacter pour toute question sur la facturation, ou découvrir nos fonctionnalités pour communes.