Affichage légal dématérialisé : ce que la loi impose aux communes

Affichage légal numérique en mairie : la réforme du 1er juillet 2022

Pour une mairie, l’affichage légal numérique est une obligation, pas une simple modernisation.Elle vient de deux textes précis, entrés en vigueur le 1er juillet 2022.

• L’ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021 a réformé les règles de publicité, d’entrée en vigueur et de conservation des actes pris par les collectivités territoriales et leurs groupements ;
• son décret d’application n° 2021-1311 du 7 octobre 2021 en a fixé les modalités concrètes.

Avant cette date, la publicité des délibérations reposait sur un compte rendu de séance affiché et sur l’affichage papier des actes.La réforme a supprimé le compte rendu de séance.

Elle l’a remplacé par deux documents distincts :

• la liste des délibérations examinées par le conseil municipal ;
• le procès-verbal de séance.

Surtout, la réforme fait de la publication sous forme électronique le mode normal de publicité des actes réglementaires et de portée générale.Cette règle est codifiée à l’article L. 2131-1 du Code général des collectivités territoriales (CGCT).

Le législateur poursuit deux objectifs : simplifier la publicité pour les collectivités et faciliter l’accès des citoyens aux décisions qui les concernent.Les décisions sont regroupées sur un canal unique, consultable à distance.La publicité passe ainsi du panneau d’affichage physique au site internet de la commune.

Ce qui doit être publié en ligne

Toutes les décisions municipales n’obéissent pas au même régime.La publication électronique concerne d’abord les actes réglementaires et les actes de portée générale : arrêtés du maire à caractère réglementaire, délibérations à portée générale, documents qui produisent des effets pour un nombre indéterminé de personnes.

Les décisions individuelles (nominations, autorisations nominatives) suivent un autre régime : la notification à la personne concernée, pas la publicité collective.

Concrètement, une commune doit organiser en ligne :

• les délibérations du conseil municipal à portée réglementaire ou générale, publiées dans leur intégralité ;
• les arrêtés réglementaires du maire (circulation, stationnement, police administrative, etc.) ;
• la liste des délibérations examinées en séance (l’article L. 2121-25 du CGCT prévoit qu’elle soit affichée à la mairie et mise en ligne sur le site internet de la commune, lorsqu’il existe, dans un délai d’une semaine) ;
• le procès-verbal de séance, une fois arrêté, dans les conditions prévues par le CGCT.

Le format n’est pas libre.L’article R. 2131-1 du CGCT impose de publier les actes sur le site internet de la commune, dans leur intégralité, sous un format non modifiable.La publication doit aussi assurer leur conservation, garantir leur intégrité et permettre leur téléchargement.

Le PDF répond à ces exigences.Un texte recopié dans une page web modifiable ne respecte pas la condition de non-modifiabilité et fragilise la publicité.

La date de publication doit être clairement identifiée pour chaque acte.Elle déclenche l’entrée en vigueur et fait courir les délais de recours.Une publication non datée, ou dont la date n’est pas fiable, revient à ne pas publier.

Des obligations qui varient selon la taille de la commune

La réforme laisse de la souplesse aux plus petites collectivités.L’article L. 2131-1 du CGCT distingue deux régimes, selon le seuil de 3 500 habitants.

Pour les communes de 3 500 habitants et plus, la publication sous forme électronique est obligatoire.Elle conditionne l’entrée en vigueur des actes réglementaires et de portée générale.Ces communes n’ont pas le choix du support.

Pour les communes de moins de 3 500 habitants, les syndicats de communes et les syndicats mixtes fermés, le CGCT ouvre un choix.Par délibération, l’organe délibérant décide si la publicité se fait par affichage, par publication sur papier ou par publication sous forme électronique.Une nouvelle délibération peut modifier ce choix à tout moment.

Sans délibération, la publication électronique s’applique : le silence renvoie au régime de droit commun.

Valeur juridique et articulation avec le registre

La publication électronique n’est pas un simple geste de communication.Elle a une valeur juridique de plein exercice.

Pour les actes réglementaires et de portée générale, elle déclenche l’entrée en vigueur et fait courir le délai de recours contentieux de deux mois.Pour les actes soumis à transmission au représentant de l’État (contrôle de légalité), le caractère exécutoire suppose la transmission et la publicité.Les deux formalités se cumulent.

Il faut bien distinguer publicité et conservation.La mise en ligne assure la publicité ; elle ne dispense pas de tenir le registre des délibérations et des arrêtés.

Le décret n° 2021-1311 a modernisé ce registre.Le registre reste tenu sur papier.Le décret permet de le tenir aussi sous forme électronique, en complément, avec la signature électronique.Une commune peut donc tout publier en ligne, mais elle garde son registre papier.Ce sont pourtant deux obligations distinctes, qui ne se substituent pas l’une à l’autre.

Cette dualité a une conséquence pratique : la version publiée en ligne et la version inscrite au registre doivent être strictement identiques.Toute divergence entre l’acte affiché et l’acte conservé est une source de contentieux.La traçabilité de la date de publication et l’intégrité du fichier publié sont donc des exigences de fond, pas de simples détails techniques.

Comment mairie.app répond à cette obligation

La rubrique publications officielles de mairie.app prend en charge cette obligation d’affichage légal numérique pour votre mairie.La commune n’a pas à bricoler une page web ni à gérer des fichiers épars.C’est l’affichage numérique des documents municipaux (ou affichage légal digital) qui rend une mairie dématérialisée, avec une information toujours à jour.

Concrètement, cette rubrique permet de :

• publier chaque acte dans un format non modifiable (le fichier PDF déposé est mis en ligne tel quel, sans modification du contenu), conformément à l’article R. 2131-1 du CGCT ;
• dater la publication : chaque acte porte une date de mise en ligne fiable, enregistrée par la plateforme, qui matérialise le point de départ de l’entrée en vigueur et des délais de recours ;
• classer les publications par type (délibérations, arrêtés, listes, procès-verbaux) et par date, pour donner aux administrés un accès clair et à la commune un historique consultable ;
• conserver et rendre téléchargeables les actes dans le temps, sans que la commune gère le stockage des fichiers.

Une précision d’honnêteté s’impose.Cette rubrique organise et fiabilise la publicité en ligne ; il ne remplace pas les obligations qui restent à la charge de la commune.

Ces obligations restent les suivantes :

• la tenue du registre ;
• la transmission des actes au contrôle de légalité ;
• le choix du mode de publicité par délibération, pour les communes de moins de 3 500 habitants.

mairie.app fournit l’outil de mise en ligne conforme, pas la décision juridique qui l’encadre.

Pour replacer cette obligation dans l’ensemble des exigences légales qui pèsent sur le site d’une commune, voir notre panorama des obligations légales du site de mairie.Pour les données personnelles que ces publications peuvent contenir, notre guide RGPD pratique pour les communes détaille les précautions à prendre.La publicité des actes ne dispense jamais de limiter les données personnelles publiées au strict nécessaire.Une question sur votre cas ? Parlons-en au contact.